Чтобы организация и проведение пресс-конференции были успешно организованы, а также получено широкое и верное освещение главных вопросов, нужно ответственно отнестись к ее подготовке. Для этого нужно четко обозначить цель, которую Вы желаете достичь в результате проведения пресс-конференции. Нужно также определить повод для пресс-конференции, он должен быть еще не освещенным в прессе, значащим, экстренным.

Пресс-конференции организовываются, когда у журналистов появилось к Вам много вопросов, связанных с началом или окончанием какого-либо мероприятия. Пресс-конференция – это наиболее действенная форма взаимодействия журналистов с Вашей организацией, поскольку они получают информацию из первых рук. На пресс-конференции участвуют люди, максимально ориентирующиеся в освещаемом вопросе или руководство.

Дату и время проведения пресс-конференции нужно определять с учетом времени выхода газет, то есть самые удачные дни – понедельник или вторник. Также нужно выяснить, не намечены ли на эти дни более важные мероприятия, проводимые другими, более значимыми организациями.

Для подготовки пресс-конференции необходимо определить тематику и состав участников (два-три человека), выбрать удобно расположенное помещение, выяснить, кто из круга СМИ сможет присутствовать, подготовить зал, подготовить пресс-пакет и бланк для регистрации журналистов. Пресс-релизы с указанием места, даты, времени проведения, круга освещаемых вопросов и контактными данными следует разослать за 4-5 дней до конференции. Лучше прописать в виде тезисов кто, что и в каком порядке будет говорить, продумать ответы на каверзные вопросы. Пресс-конференция должна длиться не более 40 минут. Представить участников должен пресс-секретарь, и когда они выскажутся предложить задать вопросы журналистам. В случае заминки он должен заполнить паузу.

После завершения пресс-конференции нужно еще раз напомнить контактные данные, поскольку у СМИ могут возникнуть вопросы.