Современный процесс архивирования документации можно разделить на две категории. В результате деятельности предприятия образуется целая куча документов, которые постепенно необходимо переносить на цифровой носитель, т.е. по прошествии времени заканчивается срок их хранения на бумаге, но они необходимы компании, тогда и наступает необходимость их архивации.

Вторая категория заключается в переводе со старых электронных видов носителей на более новые и прогрессивные. Если десять лет назад мы активно использовали дискетки, то сегодня об этой технологии можно забыть. В настоящее время внедряются корпоративные информационные системы, позволяющие объединить весь производственный процесс за счет информатизации в единое целое.

Для организации такого виртуального бизнеса необходима база данных. В это самое хранилище и необходимо поместить определенные данные при архивации.

Но не стоит все данные добавлять в базу данных. Следует произвести оценку ценности документации, для этих целей следует собрать оценочную комиссию, которая составит перечень документов, подлежащих архивации.

Осуществить архивирование документов на предприятии может лишь высококвалифицированный специалист, который знаком не только с деятельностью компании, разбирается в документации, но также знает современные компьютерные системы, способен продуктивно и высокоэффективно осуществить перевод информации в необходимую форму. Наиболее рационально создать целое подразделение, которые отвечала за преобразование информации, ее каталогизации, хранении, а также они должны обеспечить быстрый доступ каждого пользователя к необходимым данным. В результате этого повысится эффективность деятельности компании.